Auditoría Pública nº 74. Revista de los órganos autonómicos de control externo

1. INTRODUCCIÓN La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos propició la accesibilidad electrónica de gran parte de los procedi- mientos de las distintas Administraciones Públicas. Así, hasta un 62%de los procedimientos administrativos au- tonómicos permitían al ciudadano presentar sus solici- tudes y conocer el estado de tramitación y resolución por vía electrónica según el informe “La administración electrónica en las Comunidades Autónomas:” (Obser- vatorio, 2016) . Sin embargo, la promulgación de las leyes 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Ad- ministraciones Públicas y 40/2015 de Régimen Jurídico del Sector Público, suponen un revulsivo en la implan- tación de la administración electrónica en su vertiente interna obligando a una profunda transformación de la Administración Publica, ahondando en la gestión in- terna y no solo en la relación de ésta con el interesado. Así, vemos que desaparece el término “administración electrónica” de su articulado (que en la Ley 11/2007 se repetía hasta en 32 ocasiones ) puesto que ya no hay dos administraciones, una por vía tradicional y otra electró- nica sino una única administración toda ella sustentada en medios electrónicos. En la actualidad se empieza a utilizar el término “Administración Digital” que englo- ba conceptos más avanzados de gobierno abierto, trans- parencia y servicios orientados a la ciudadanía. Esta nueva realidad obliga a los distintos órganos que ejercen el control interno a la toma de decisiones estra- tégicas sobre la forma y el medio en el que realizar el ejercicio de su función. Con ocasión de la reunión de coordinación convocada por la Intervención General del Estado con las Intervenciones Generales de las Co- munidades y Ciudades Autónomas el pasado 28 y 29 de noviembre de 2018 enMadrid, se recogieron datos sobre la situación y cuestiones clave relacionadas con la admi- nistración electrónica en las distintas administraciones autonómicas. Los datos facilitados con carácter infor- mal por 13 de las comunidades autónomas participan- tes permiten observar una heterogeneidad de solucio- nes, pero una problemática muy similar. Destacaremos en este trabajo aquellas cuestiones que nos parecen que tienen más relevancia por su carácter generalizado pro- poniendo soluciones para lograr esta transformación. Nos centraremos en la fiscalización previa de legalidad y toma de razón en contabilidad de las administraciones autonómicas objeto de la recogida de datos y sin abor- dar el control financiero posterior y las correspondien- tes auditorias de sistemas que se efectúen en su ejercicio. Si bien el objeto de estudio es el control interno autonó- mico haremos referencia a normativa y soluciones de la Intervención General de Estado (IGAE) que siempre ha servido de referencia a los homónimos autonómicos y además ha sido ejemplar a la hora de normativizar las formas y medios en las que ejerce su función de control. 2. LOS RIESGOS DE LA TRANSITORIEDAD HACIA LA PLENA TRANSFORMACIÓN DIGITAL Pérdida de documentos originales en los expe- dientes archivados En los primeros momentos de aprobación de las ci- tadas leyes de procedimiento y régimen jurídico proli- feraron actuaciones sin soporte corporativo y no plani- ficadas de los distintos órganos gestores para cumplir las “mal entendidas” obligaciones surgidas de la nueva normativa antes de que en su organización se instaurase la tramitación y el archivo electrónico. Es frecuente encontrar supuestos en los que un órga- no o unidad administrativa decide cambiar el soporte material de los documentos administrativos que emite, sustituyendo la firma que hasta ese momento era ma- nuscrita por una firma electrónica basada certificados electrónicos reconocidos o cualificados perfectamente válidos, pero sin tener en cuenta que forman parte de un expediente administrativo mixto (con documentos emitidos en papel con firma manuscrita). En la recogida de datos efectuada por la IGAE se ponía de manifiesto que los expedientes mixtos era una realidad imperan- te en casi todas las administraciones consultadas. Estos expedientes mixtos entrañan el peligro de obviar que el archivado del expediente debiera ser completo y por tanto, o se realiza la digitalización de los documentos emitidos en formato papel en las condiciones previstas en el artículo 27.3.b) de la Ley 39/2015 “b) Las copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización, re- querirán que el documento haya sido digitalizado y de- 70 Noviembre nº 74 - 2019 AUDITORÍA Y GESTIÓN DE LOS FONDOS PÚBLICOS 1 Si bien la Secretaría General de Administración Digital (SGAD) ha elaborado un estudio de fecha posterior los indicadores no son coincidentes con el anterior por lo que no se puede actualizar. (s.f.). La administración electrónica en las Comunidades Autónomas: informe de resultados del CAE 2018. 2 En la ley 40/2015 de Régimen Jurídico del Sector Público el término “administración electrónica” solo se utiliza en el preámbulo y disposiciones finales para dar nombre a la Conferencia Sectorial encargada en la materia. 3 Así se denomina la recientemente aprobada Ley 4/2019 , de 17 de julio de administración digital de Galicia DOG Núm. 141. 4La recogida de datos efectuada por la constituyó un extraordinario instrumento de aproximación a la situación actual de la implantación de la administración electrónica y sus relaciones con los órganos de control interno. Dado que no se formalizó en un informe publicado no se efectuará mención individualizada a datos de las distintas Comunidades Autónomas excepto en aquellos casos sustentados en normas publicadas en los distintos Diarios Oficiales o que se han facilitado a la autora de este trabajo.